Ett protokoll är ett dokument som visar vilka beslut som tagits och lite annat som händer i föreningen. Protokollet är därmed ett mycket viktigt dokument både för nuvarande medlemmar och för framtidens forskare.
Man bör därför vara mycket noga med hur man skriver och hur man sparar protokollen.
Former
Det finns olika sätt att skriva protokoll:
I en mindre förening är det mest praktiskt att skriva Beslutsprotokoll då det i ett sådant är lättare att hitta vad man tagit för beslut.
Upplägg
Protokollet ska följa den föredragningslista som man
tagit beslut om på mötet. Föredragningslistan
och eventuella andra dokument som diskuterats på mötet
ska följa med protokollet i form av bilagor. Numrera bilagorna
och hänvisa till dessa i protokollet enligt följande
exempel:
§2 Föredragningslista Ordförande Bengt Eriksson föredrog förslaget till föredragningslista (bil 1). Beslutades att godkänna förslaget till föredragningslista.
Justering
När protokollet är färdigskrivet ska det justeras,
det vill säga kontrolleras av justeringsmännen som valts
på mötet och ordförande. Om alla är överens
kan de skriva under protokollet. Namnet på sekreteraren
för mötet bör också synas. Protokollet kan
därefter presenteras för styrelseledamöterna som
beslutar om att lägga protokollet till handlingarna. Att
lägga ett dokument till handlingarna innebär att man
arkiverar (sparar) orginalet tillsammans med de bilagor som protokollet
hänvisar till.
Revision
Även de protokoll som upprättats under ett verksamhetsår
ska vara med i en revision inför årsmötet. Revisorerna
ska alltså gå igenom protokollen tillsammans med den
ekonomiska redovisningen.
