Sammanträdet är en effektiv arbetsform om alla kommer till mötet förberedda. Ett möte kan ha olika målsättningar t ex delge information, arbetsmöte där alla skall vara med att utveckla arbetet eller delta i besluten. Vilket man än skall göra på ett möte är det viktigt att alla mötes-deltagare kommer väl förberedda till mötet.

Före ett sammanträde skickas en kallelse ut till deltagarna. Av kallelsen skall framgå vad sammanträdet gäller samt när och var det äger rum. Kallelse kan också innehålla en dagordning dvs de ärenden som skall tas upp vid sammanträdet. Med kallelsen kan man skicka annan information som mötesdeltagare behöver för att vara väl förberedd inför mötet.

Under sammanträdet antecknar sekreteraren vad som avhandlas och skriver därefter ett protokoll.