Om läsaren inte inom 15 sekunder förstår vad dokumentet handlar om och varför den fått det och vem som skickat det riskerar du att tappa din läsare.

Se till att dokumentet har id-uppgifter, rubriker och ett bra språk.

Skriv enkelt och klart, rakt på sak och använd begripliga svenska ord och uttryck. Skriv med andra ord läsvänligt. Långa meningar blir lätt krångliga.

Dela in texten i stycken Varje stycke skall innehålla en avslutad tankegång.

Undvik att använda förkortningar i löpande text. Om du måste använda förkortningar använd dig av förkortningar som är kända, se förkortningar.

Radavståndet måste anpassas till teckensnitt och teckenstorlek. För affärsdokument och löpande text rekommenderas radavstånd ett.

Högermarginalen för en text i smala spalter blir lätt hackig utan avstavningar och därmed svår att läsa. En avstavning kan stoppa upp läsningen. Avstava därför bara om det är nödvändigt.