Affärsbrev skrivs mellan företag. Ett affärsbrev skall vara lätta att läsa. Därför bör man använda standardiserade blanketter och standardiserad uppställning för all skriftlig information. Det underlättar både för den som skriver och för den som läser.

De flesta större företag och myndigheter har egna skrivhandledningar. Det är viktigt att alla inom företaget tillämpar enhetligt dokumentutformning. För företag som inte har en egen skrivhandledning finns sådana att köpa. Man kan även köpa färdiga dokumentmallar.

Här följer några av de olika brev som skrivs av köparen och säljaren i en affärstransaktion.

 

Anbudsbegäran 
Börja med att tala om varför du skriver. Fråga efter det som är väsentligt för att du skall köpa, t ex kvalitet, pris och leveranstid.

Anbud 
Anbudet är ett slags säljbrev. Lämna klara och fullständiga uppgifter om varan och om de villkor som gäller för ett ev köp. Det bör också stå i anbudet hur länge det gäller och säljaren är då bunden av sitt anbud fram till den dagen. Man bör även tala om varför anbudet är bra.

Beställning 
Om beställningen stämmer helt med villkoren i anbudet antas anbudet och ett avtal mellan köpare och säljare sker.

Beställningserkännande 
Om leverans skall ske längre fram skickas ett beställningserkännade. I den tackar man för beställningen och upprepar uppgifterna i anbudet.

Faktura 
Fakturan tar upp alla villkor i avtalet och skickas ofta i nära anslutning till leveransen. Fakturor skall numreras och företagets organiationsnummer skall finnas med.

Reklamation 
Om köparen inte är nöjd med leveransen skriver han en reklamation. En reklamation skall skickas omgående.